什麼時候該請人，什麼時候該外包

一個判斷：把職位說明拆成兩欄——「產出」（寫出來、剪出來、翻出來、整理出來的東西）跟「必須是員工」（要現場、要隨時反應、要扛責任的事）。前者可以外包，後者才該請人。多數公司卡住的原因，是兩欄混在一起想。

為什麼這個判斷常常做錯

多數公司在「要不要請人」這件事上，想的是「這個職位聽起來很忙，應該要有一個人」，而不是「這個職位裡，有多少比例是可以拆成一段一段產出交件的、又有多少比例是非人不可、非現場不可」。前者是憑感覺，後者才是能拿去做決定的判斷依據。

先列出這個職位實際在做的事不是職稱，是真正每天在做的十幾件小事，越具體越好。

問每一件事：交出來是一份東西嗎？文案、腳本、翻譯稿、報表——寫得出來、看得到成品的，放進「產出」欄。

問每一件事：需要人現場即時反應嗎？接電話、處理客訴現場、代表公司出席、需要隨時待命的事，放進「必須是員工」欄。

算兩欄各佔多少比例「產出」佔大半的職位，適合先試外包；「必須是員工」佔大半的，外包只會讓事情變慢。

沒拆開想的樣子

「我們需要一個社群小編」——這句話沒有拆開。小編實際在做的事裡，「寫貼文」「排版」「做週報」是產出，「即時回應客訴留言」「參加業主會議」是必須是員工的部分。混在一起想，結果不是全部外包（客訴沒人即時處理），就是全部請正職（產出的部分明明可以外包更快）。

拆開後的樣子

同一個職位拆開後：貼文草稿、週更日曆、留言回覆草稿——這些是產出，佔了七成工作量，可以先外包試做一週。即時客訴處理、業主會議——這兩成需要人在，你們自己的人負責按發送、做最終判斷。剩下一成（活動現場支援）本來就不該指望任何遠端方案解決。

錯法一：因為怕麻煩，整個職位都內部化。結果多養一個全職，但這個人有大半時間在做外包做得到的事，等於花全職的錢做外包的量。

錯法二：把需要隨時待命反應的事也想外包出去。結果客人留言半天沒人回、客訴現場沒人接，因為外包方不是隨時在線的員工，這種期待從一開始就不對。

拆完兩欄，如果「產出」那欄比例夠高，值得先試做一週看貨；如果比例不高，這個職位本來就該請正職，不用勉強外包。填診斷表讓我們幫你確認判斷對不對。